Agrupando tópicos com validação de dados

Em muitos casos é necessário trabalhar com grandes quantidades de informações em um único arquivo no Excel, e deste modo surge a necessidade de ocultar algumas informações seja para se obter uma melhor manipulação de tais dados ou até mesmo para tornar a planilha visualmente agradável para consultas.

Pensando nestes aspectos, separamos uma dica muito útil para agrupar informações em tópicos utilizando a ferramenta Agrupar. Veja maiores detalhes a seguir:

Porque agrupar tópicos

Para melhor compreensão a respeito de como e quando utilizar a ferramenta de agrupamento de tópicos utilizaremos um exemplo prático. Na imagem abaixo é mostrada uma planilha de controle de vendas mensal de determinada empresa. Note que esta planilha é atualizada mensalmente com os respectivos valores em vendas de cada vendedor, e deste modo segue relativamente extensa ao longo do ano.

Note ainda que para se obter um melhor controle de visualização das informações de cada mês, torna-se necessário o uso da barra de rolagem que por vezes pode se tornar algo prejudicial à usabilidade da planilha no dia a dia. Deste modo, recomenda-se utilizar o agrupamento de tópicos transformando cada informação desejada em “janelas” que podem ser minimizadas e maximizadas quando se desejar, e deste modo trazer maior leveza visual para consultar informações desejadas na planilha.

Agrupar linhas

Agora que sabemos da importância de se utilizar o agrupamento de tópicos no Excel, vamos tomar o exemplo citado acima para aplicar o agrupamento. Para isso, inicialmente iremos definir cada mês como um tópico, ou seja, cada mês será um agrupamento, deste modo basta:

a)  Selecionar o conteúdo de cada mês e acessar a aba “Dados”, em seguida o botão “Agrupar” e “Agrupar” novamente conforme mostra imagem abaixo.

b) Irá abrir uma nova janela conforme abaixo. Selecione a opção “Linhas” e clique em OK.

c) Note que após efetuar o procedimento, será exibido ao lado esquerdo da planilha uma linha com sinal de menos (-) tendo assim o mesmo princípio de minimizar e maximizar janelas.

d) Clicando no sinal de menos (-) conforme mostrado na imagem acima, note que as informações referentes ao mês de Janeiro serão ocultadas. Deste modo, para que sejam exibidas novamente, basta clicar no sinal de mais (+) conforme mostrado abaixo:

Para efetuar o agrupamento dos demais meses, basta seguir os passos A e B em cada mês selecionado, ficando conforme mostra abaixo:

É possível ainda reduzir ainda mais as informações agrupadas, utilizando o agrupamento novamente. Neste caso, basta selecionar as informações já agrupadas e agrupar novamente pela aba “Dados” e a opção “Agrupar”, conforme mostrado abaixo.

Deste modo, temos como resultado do exemplo citado, o agrupamento de todas as informações referentes ao primeiro semestre, bastante clicar no sinal de mais (+) para expandir os meses e em seguida obter detalhes de cada mês individualmente.

Note também que, ao efetuar os agrupamentos necessários, serão exibidos no lado esquerdo da tela botões de números sequenciais de acordo com a quantidade de agrupamentos existentes na planilha.

 Estes botões funcionam como fases de agrupamento onde, por exemplo, o número 1 exibe o agrupamento máximo e os demais números expandem os níveis de agrupamento conforme mostra imagem abaixo:

Deste modo, este é um recurso auxiliar para minimizar e maximizar os agrupamentos por fases, sem precisar utilizar os botões de (+) e (-).

Agrupar colunas

Recomendado quando se trabalha com uma planilha contendo muitas colunas, o processo de agrupamento de colunas é semelhante ao agrupamento de linhas. Observe a imagem abaixo para melhor compreensão:

Na imagem acima temos uma planilha de controle de gastos mensais tendo subtotais a cada trimestre. Deste modo, utilizaremos o mesmo procedimento citado anteriormente para agrupar as colunas. A única diferença agora é que basta selecionar a opção “Coluna” na caixa de diálogo de agrupamentos.

Note que após realizar os agrupamentos de colunas necessários, a linha guia de agrupamentos será exibida na parte superior da janela. O processo de manuseio das colunas se dará da mesma forma que o agrupamento de linhas, devendo clicar nos botões (+) ou (-) para minimizar e maximizar as janelas, ou ainda nos botões numerados.

Remover agrupamentos

O processo para excluir agrupamentos no Excel também é muito simples. Neste caso, basta selecionar o agrupamento em que se deseja remover e acessar a aba “Dados>Desagrupar, conforme imagem abaixo:

Após efetuar a operação, será exibida uma janela conforme abaixo. Escolha a opção “Linhas” caso sua aplicação de agrupamento seja semelhante à mostrada no exemplo acima.

Ao término do procedimento, o agrupamento estará removido.

Há ainda a possibilidade de remover todos os agrupamentos existentes na planilha. Para isso basta acessar: Aba Dados>Desagrupar>Limpar Estrutura de Tópicos. Deste modo, todos os agrupamentos existente na planilha serão removidos.

Conheça a função Ordem do Excel

As famosas funções do Excel têm como objetivo facilitar tarefas trabalhosas de usuários. Neste artigo, apresentaremos a função Ordem, ferramenta que tem a função de calcular a posição de um determinado valor dentro de uma lista. Para conhecê-la, acompanhe maiores detalhes abaixo.

Como exemplo prático para melhor compressão, temos na imagem abaixo uma planilha contendo uma relação de nomes de corrediores numa prova de atletismo e  com classificação de corredores em uma determinada prova:

Note que a classificação ainda não é mostrada, e neste caso precisamos conhecer a ordem de chegada de cada atleta sem ter a necessidade de calcular seus respectivos tempos de corrida. Neste caso utilizaremos a função Ordem conforme a sua sintaxe:

=ORDEM(núm;ref;[ordem])

Onde:

Núm: Representa a célula que desejamos saber a sua posição comparando-se com os demais valores. No caso do exemplo acima, apontaremos para a célula B4 que contém o tempo de chegada do corredor Marcos.

Ref: Representa o intervalo de células também conhecido como matriz, no qual estão contidos os valores que queremos comparar com o primeiro valor e obter a ordem deste. No exemplo acima, selecionamos a matriz B4:B10.

Ordem: Neste caso se inserirmos o valor zero (0) será retornado o valor da posição do número na lista de forma decrescente. Se o valor inserido for um (1) será retornado o valor da posição do número de forma crescente.

No exemplo abaixo, utilizamos a fórmula para que o valor seja apresentado de forma crescente.

Ao término da função, tecle Enter e verifique o resultado.

Note na imagem acima que a função retornou um valor da posição de chegada do corredor Marcos. Ou seja, com base no tempo de chegada de todos os corredores contidos na matriz de tempo, a função trouxe o valor ordenado de forma crescente.

Para replicar a função para os demais atletas, é necessário travar as células referentes ao intervalo de tempo. Neste caso utilizaremos o cifrão ($) conforme mostrado na imagem abaixo para que não ocorram erros durante a cópia da fórmula.

Para replicar a fórmula para os demais atletas, basta arrastar a primeira célula para as demais utilizando a alça de preenchimento:

Após replicar para as demais células, veja que foram atribuídas as posições aos demais atletas de acordo com suas respectivas ordens de chegada:

Para melhor visualização e compreensão, podemos ainda utilizar a ferramenta “Classificar e Filtrar” localizada na aba “Página Inicial” dentro do grupo de ferramentas de Edição. Deste modo, basta selecionar qualquer célula com valores na tabela e escolher a opção para ordenar de formar crescente ou decrescente conforme mostra imagem abaixo:

Ao executar esta operação, note que a tabela será ordenada de acordo com a ordem de chegada de cada atleta.

Como vimos no exemplo acima, a função Ordem no Excel traz grandes benefícios para usuários quando se tem a necessidade de obter a posição de determinados valores em uma lista. Ainda no exemplo acima, citamos a classificação em uma prova de atletismo, porém está função pode ser aplicada sempre que houver necessidade em obter tais resultados.

Dicas importantes para elaborar um dashboard útil e profissional

O Excel é um programa muito utilizado por gestores empresariais em vários segmentos. Além de permitir aos usuários uma organização de conteúdo informativo, pode ser potencializado ainda mais quando adicionamos a ele um dashboard.

Afinal de contas, o que é um Dashboard?

Na tradução simples um Dashboard é um painel de indicadores (ou painel de bordo), com seus principais indicadores e gráficos compilados em um único painel de fácil acesso, manuseio e visualização.

O dashboard organizará e apresentará melhor os conteúdos informativos, dando a eles um design mais profissional e interativo. Todo resultado apresentado será mais facilmente analisado possibilitando uma melhor tomada de decisões. Abaixo, seguem algumas dicas importantes do que fazer e do que não fazer na hora de elaborar um dashboard útil e profissional.

Criação de dashboard – o que não fazer

É muito importante considerar algumas informações do que não fazer na hora de montar um dashboard para que ele funcione corretamente e obedeça as funções realmente necessárias.

– Não adicione muitas cores: O principal intuito de um dashboard é demonstrar, de forma organizada, os dados necessários para otimizar uma tomada de decisões. As cores são importantes, mas somente para dar um visual mais agradável ao dashboard. Adicionar muitas tonalidades de cores diferentes e vibrantes deixará o dashboard com um visual agressivo e cansativo, além de parecer desorganizado.

– Não insira muitos efeitos: Quando são utilizados muitos efeitos diferentes no dashboard, o usuário fica estressado com o excesso de sinais que desviam a sua atenção a todo instante e evitam que ele mantenha o foco no que realmente importa.

– Não faça uso de imagens desnecessárias: A utilização de muitas imagens deixa o visual do dashboard pobre, confuso e mal organizado, principalmente, se as imagens não tiverem relação com o real objetivo proposto no dashboard. O excesso de imagens desnecessárias tira o foco e desvia a atenção.

– Não escolha um tipo de gráfico inadequado: Muitas vezes, é realizado uma escolha errada do tipo de gráfico para ser configurado e visualizado no dashboard. A repetição do mesmo formato de gráfico fica cansativo aos olhos de um analista e ainda, não combina com todos os tipos de resultados apresentados.

– Não apresente dados irrelevantes: Dados irrelevantes, quando inseridos e apresentados no dashboard, fazem com o que o dashboard perca a sua função principal. Isto impede que o analista, responsável por analisar os dados, consiga mensurar com maior precisão, o que realmente precisa saber, para determinar as suas ações com base nas informações apresentados no dashboard.

Criação de dashboard – o que fazer

Para que o dashboard seja bem elaborado e apresente, com eficiência, os resultados desejados numa análise de dados, é necessária uma atenção especial às dicas apresentadas abaixo.

– Elabore o dashboard em uma única página: Quando o dashboard é desenvolvido para ter as suas funcionalidades apresentadas todas na mesma página, fica muito mais prática a visualização e interpretação dos resultados apresentados. É possível ter acesso a todas as informações necessárias ao alcance dos olhos ao mesmo tempo. Isto também vai dar muito mais agilidade ao processo de análise das informações apresentadas.

– Configure um sinal de alerta: Uma ferramenta de alerta deve ser configurada para que o responsável pelo dashboard, em meio a tantos dados informativos, seja avisado quando algum dado importante apresentar algum tipo de irregularidade. O dashboard ficará muito mais eficiente e profissional com o uso de uma ferramenta de alertas.

– Adicione símbolos no dashboard: Substitua as tradicionais cores verde, vermelho e amarelo, utilizadas para apresentar resultados, por “smileys”. As carinhas poderão ganhar expressões como indiferente, quando tudo correr normalmente, triste, quando algo apresentar um padrão negativo e sorridente, quando os dados apresentarem padrões acima do esperado. O dashboard ficará mais descontraído e divertido de ser analisado.

– Utilize poucas cores e suaves: As cores utilizadas na elaboração do dashboard devem seguir uma linha suave e constante para não atrapalhar o visual informativo. Os dados são mais importantes do que as cores. Procure utilizar o mesmo grupo de cores alternando sempre as tonalidades entre claro e médio.

– Configure somente os efeitos e imagens necessárias: Inserir os efeitos adequados e as imagens certas, na quantidade correta, pode ajudar o dashboard a fornecer um resultado superior ao esperado com relação as suas funcionalidades. Os efeitos devem ser suaves e contribuir para que o bom funcionamento do dashboard não perca a sua principal utilidade. Já nas imagens, utilize o mínimo possível e com informações visuais relevantes no processo de manipulação dos dados.

Utilize as dicas do que fazer e do que não fazer ao elaborar um dashboard, realmente eficaz e profissional, e tenha uma melhor organização e visualização para uma tomada de decisões mais adequada.

Saiba como passar dados de uma coluna para uma linha e vice-versa

Se você precisa passar dados do Excel de uma coluna para uma linha, ou vice-versa, confira nossas dicas para realizar esta tarefa de forma mais produtiva. O Excel oferece várias ferramentas que possibilitam um trabalho mais rápido, como a criação de atalhos que facilitam a execução de muitas das atividades trabalhosas.

Ao transpor os dados sem a necessidade de digitá-los novamente, além de um ganho considerável de tempo (especialmente quando lidamos com séries de dados mais extensas), eliminamos o risco de possíveis erros em um novo processo de digitação. Saiba agora como realizar a tarefa acompanhando o nosso exemplo passo a passo.

Como passar dados de uma coluna para uma linha

Para demonstrar os procedimentos de transposição de dados, criamos uma planilha que apresenta uma listagem simples de alunos relacionada em uma coluna, e vamos trabalhar a partir destes dados:

1 . Selecione os dados que serão transportados e copie, através do atalho CTRL + C ou do botão “copiar” na barra de ferramentas.

2 . Clique na célula em que será iniciada a nova linha e a seguir vá até a opção “Colar Especial”. É possível fazê-lo por meio da guia “Página Inicial”, escolhendo a opção de colagem ao clicar na seta localizada logo abaixo do botão copiar. Outra forma de acessar a ferramenta é através do atalho CTRL + ALT + V.

3 . Na janela que se abriu, vamos habilitar a opção “Transpor”, localizada no canto inferior direito da janela, clicando na caixa correspondente ou digitando a letra “T”. A seguir, vamos clicar em OK ou teclar ENTER.

Uma vez realizados estes procedimentos, podemos observar que os dados foram transportados para uma linha, iniciando-se a partir da célula selecionada.

Passando os dados de uma linha para uma coluna

A fim de mostrar como iremos passar os dados de uma linha para uma coluna, fizemos um pequeno acréscimo em nossa planilha com a listagem de alunos, que agora exibe também as notas obtidas em uma determinada avaliação. Com isso, temos duas linhas com dados a serem transportados.

Os passos a serem executados são exatamente os mesmos já apresentados. Um detalhe interessante está justamente relacionado à quantidade de linhas que foram selecionados para a transposição: ao escolher o local que dará início às colunas, é possível clicar apenas em uma célula, como no caso anterior. Todavia, caso sejam selecionadas duas células (equivalente às duas linhas), as novas colunas serão criadas normalmente.

Para transpor os dados entre as linhas e as colunas, utilizamos uma ferramenta muito versátil do Excel, que é a caixa de diálogo “Colar Especial”. Através dela, é possível ainda copiar e colar atributos específicos de uma seleção, como fórmulas, valores, comentários e formatação. Outro recurso existente é a aplicação de operadores matemáticos nos dados copiados.

Conheça os 10 melhores suplementos (add-ins) para o Excel

Suplementos (add-ins) são recursos que fornecem novos comandos para o Microsoft Excel, permitindo incrementar ainda mais as suas tabelas e planilhas. Isso permite um alto grau de customização para o Excel. Esses suplementos estão disponíveis para download no seguinte endereço:

https://store.office.com/

Depois de realizar o download do suplemento desejado, você deve executá-lo para que seja feita a instalação.

Benefícios do uso dos suplementos

Optar por usar suplementos irá ajuda-lo muito nas suas tarefas diárias. Eles oferecem, além de uma série de novos recursos, automatização de tarefas bem simples. E você ainda pode criar seus próprios suplementos.

Um bom exemplo de suplemento é o Solver, uma ferramenta poderosa que permite que sejam feitas análises a partir dos dados inseridos.

Outro aplicativo muito utilizado é o powerpivot é uma ferramenta criada para executar a análise avançada de dados do Excel, possibilitando o uso de BI e de autoatendimento avançado. Que tal conhecer mais 10 ótimos suplementos para o Excel?

1. Lucidchart

Ótima ferramenta para a criação de diagramas em seu MS Office Excel. Conheça mais dela aqui.

2. Business Verification

Permite verificar em seu banco de dados a correspondência exata para o nome de seus clientes, organizá-las e ainda excluir repetições.

Conheça mais dela aqui.

3. PayPal Invoicing

Este app permite que sejam criadas e enviadas as faturas para os seus clientes rapidamente, por e-mail. Nesta fatura há o botão Pay, que permite que seus clientes o paguem on-line. Além de criar faturas, este suplemento permite geri-las conforme suas necessidades. Confira mais alguns recursos do suplemento:

• Personalize com seu logotipo e informações de negócios
• Adicione detalhes de itens de linha, transporte, impostos e descontos
• Copiar faturas existente para criar rapidamente novos

Conheça mais dele aqui.

4. Business Solutions – Trial

O Business Solutions permite uma integração total de seus dados com o de milhões de empresas em todo o mundo. Ele resolve desafios de gerenciamento de informações, relacionando e analisando dados de de diferentes fontes. Este recurso certamente irá aumentar muito acessibilidade e a inteligência de negócios.

Conheça mais dele aqui.

5. Maps for Office

Este recurso integra seu office ao google maps, possibilitando a inserção destes mapas em seu trabalho diário.

Conheça mais sobre esse suplemento aqui.

6. People Graph

Permite inserir gráficos totalmente focados na análise de dados de pessoas. Estes suplemento possui ótimos recursos para incrementa este tipo de gráfico.

Conheça mais desse suplemento.

7. Gantt Chart for Excel

Este suplemento possibilita a criação de gráficos Gantt em segundos! Gráficos Gantt são essenciais para a gestão de qualquer projeto longo e você pode utilizá-los pelo Excel, sem precisar usar o Project.

Conhe mais detalhes aqui.

8. Search The Web

Possibilita que seja que seja realizada a pesquisa web, bem como sejam apresentados os resultados diretamente no seu Office.

Saiba mais aqui.

9. Databurst for Excel

DataBurst para Excel permite que você crie gráficos interativos e ricos visualmente em segundos. Ele detecta os dados fazendo uma categorização automática. Confira uma demonstração em:

http://bit.ly/databurstdemo

Mais informações desse suplemento aqui.

10. Mind-O-Mapper

Esta ferramenta é ótima para inovadores e criativos. Ela permite e facilita a criação de mapas mentais em seu Office. É muito fácil de usar e ainda vai ajudá-lo a ter ideias geniais.