10 dicas para manter suas planilhas leves para nunca mais travarem!
Ter uma planilha pesada ou lenta é muito chato por alguns motivos. Primeiro porque atrapalha demais o uso do seu arquivo. Depois de executar qualquer função ver aquela demora de alguns segundos parece interminável. E em segundo lugar porque o peso acaba prejudicando o uso da planilha como um todo, já que vai demorar mais tempo para abrir e salvar seu arquivo. Além disso, uma planilha pesada vai demandar mais espaço disponível em seu computador.
Pensando nisso, hoje vou falar de 10 dicas importantes para manter suas planilhas leves para que elas nunca mais travem. Normalmente os problemas de planilhas pesadas, arquivos grandes ou lentidão ao usar o Excel está ligado a uma dessas dicas:
1. Utilize versões recentes do Excel com o formato XLSX
O Excel 2013 e 2010 (até mesmo o 2007) possuem a versão xlsx habilitada, que por uma série de melhorias é mais compacta. Para você ter uma ideia, uma planilha de Fluxo de Caixa que vendemos no nosso site LUZ – Planilhas tem apenas 2 MB na versão XLSX e chega a 10 MB na versão XLS, uma diferença de 8 MB apenas pelo tipo de arquivo utilizado.
Pelo sim ou pelo não, opte pelo Excel 2013. Se você não conhece a interface, ele possui a guia arquivo, em verde escuro no canto direito superior:
2. Cuidado ao utilizar fórmulas e funções
Normalmente, se você conhece o Excel, vai utilizar funções como o SOMASES e CONT.SES para criar relatórios. O problema é quando você utiliza referências de linha inteira ao criar a fórmula. Sem querer você pode ir até o final das 1.048.576 linhas do Excel. Isso quer dizer que aquela única função vai analisar todas as cerca de 1 milhão de células que você mandou ele olhar em busca de uma resposta. Veja um caso:
A chance dessas funções deixarem a sua planilha lenta e travando é bem grande. Por isso, você pode utilizar o localizar e substituir (Guia Página Inicial > no canto direito) nesses casos, mais ou menos dessa forma:
Quando você troca a referência pela linha inteira e define um intervalo, consegue deixar sua planilha mais leve. Veja o resultado final:
3. Desabilite o Cálculo Automático
Desabilitar o cálculo automático do Excel não vai deixar a sua planilha melhor, mas com certeza vai evitar aqueles segundos de lerdeza quando você executa qualquer ação no Excel.
Para acessar as opções de cálculo, basta ir para Guia Fórmulas e escolher o botão correspondente no canto direito da guia.
4. Elimine dados desnecessários
Quando você está utilizando uma planilha do Excel, pode ser que você tenha criado linhas ou colunas a mais do que você realmente precisa. Por vezes, já vi clientes colocando imagens na planilha para deixar ela “mais bonitinha”.
O problema é que isso tudo pode fazer com que a sua planilha fique maior e mais pesada. Por isso, delete linhas, colunas, planilhas ou até mesmo imagens que não são essenciais. Uma das principais dicas que eu posso dar pra você aqui é manter as coisas simples!
5. Compacte imagens
Se você realmente precisar utilizar imagens na sua planilha, tenha sempre em mente que o tamanho dessa imagem vai afetar o tamanho da sua planilha. Por isso, procure sempre diminuir o tamanho da imagem antes de inserir a mesma na sua pasta de trabalho.
Caso você já tenha colocado, existe uma maneira de diminuir o tamanho dessas imagens. Para compactar as imagens que você inseriu, vá em Salvar Como, na janela que se abrir, aperte o botão ferramentas e escolha a opção de compactar imagens.
Agora vai se abrir uma janela onde você pode escolher opções para minimizar o tamanho das imagens que estão na sua planilha e deixar ela mais leve. Assim a chance de travar é bem menor.
6. Não compartilhe a sua planilha
Principalmente quando você está mexendo em uma planilha que não foi você quem criou, pode acontecer dela estar compartilhada com outros usuários. Veja que na guia Revisão, dentro do grupo Alterações, você pode entrar na opção de Compartilhar Pasta de Trabalho. Ao fazer isso, vai abrir uma nova janela.
Veja que a janela tem um check box que deve ficar desmarcado, já que ele permite que outros usuários mexam na planilha ao mesmo tempo. Você só deve manter essa opção marcada se realmente tiver que compartilhar sua planilha, porque toda vez que você salva com essa opção escolhida, toda vez que você clica em salvar é criado um log de alterações para acompanhar as mudanças. Dessa forma, a planilha pode crescer de tamanho sem você nem perceber.
7. Atenção com Formatação Condicional
Assim como as funções que mencionamos nas dicas acima, a formatação condicional é excelente quando aplicada da maneira correta, mas se você utilizar em toda a sua planilha ou pasta de trabalho, pode ser que você perceba a lentidão ocasionada pela série de lógicas que o Excel precisa executar.
Por isso, utilize essa ferramenta com cuidado e apenas nos dados e informações mais importantes e que necessitem destaque.
8. Procure cálculos e funções escondidas
Uma outra dica valiosa é o cuidado que você tem que ter ao criar funções “escondidas” na sua planilha. No caso abaixo eu pintei de vermelho células que estavam pintadas de branco e que você não conseguia visualizar em um primeiro momento:
Apesar delas não ficarem aparentes de primeira, elas vão continuar existindo e pesando a sua planilha. Então não é só o fato de estar fácil de se ver, também é importante entender o que está oculto ou escondido na sua planilha para deixar ela mais leve e sem possibilidade de travar.
9. Cuidado com o tamanho de dados na planilha
Não tem mágica, se você utilizar uma quantidade de dados imensa, vai ter problemas na planilha. Obviamente que o que faz uma planilha do Excel ficar mais pesada são fórmulas, cálculos e imagens que você possa colocar, mas não se engane, se ela tiver uma quantidade de linhas muito grande com diversas colunas e várias planilhas, com certeza pode ficar pesada e lenta.
10. Utilize tabelas dinâmicas
Para fechar, quando você tem uma fonte de dados grande, você pode ficar tentado a criar uma nova aba com tabelas de resultados consolidados. Se por um lado isso é bom porque te permite ter uma estrutura pronta e cheia de fórmulas, por outro, pode ser ruim para a velocidade e tamanho do seu arquivo, que pode ficar pesado e lento.
Veja nesse exemplo que utilizamos no nosso curso avançado de Excel 2013. Aqui utilizamos uma fonte de dados relativamente grande. Com certeza criar várias fórmulas buscando os valores dessa tabela poderiam gerar uma lentidão desnecessária.
É por isso que eu indico o uso de tabelas dinâmicas para criação de alguns tipos de relatórios, conforme mostro abaixo.
Nunca mais tenha planilhas lentas ou que travam
Espero que essas dicas sejam suficientes para fazer a sua planilha ficar leve e rápida.
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